A emissão da Nota Fiscal de Importação (NF-e de entrada) é muito mais que uma exigência legal; é o documento que conclui e formaliza todo o processo de importação. Essencial para a nacionalização da mercadoria, a NF-e é a chave para a correta circulação dos produtos no país e para a integridade contábil e fiscal da sua empresa.
Um único erro no preenchimento pode gerar multas, atrasar a liberação da carga e causar grandes prejuízos. Se você tem dúvidas sobre como realizar essa emissão de forma segura, siga este guia completo e atualizado.
1. O Documento de Base: DI ou DUIMP?
O primeiro passo é saber qual documento servirá de base para a NF-e. A transição para o novo modelo está em andamento:
- DI (Declaração de Importação): Modelo tradicional, ainda em uso, mas com desativação progressiva programada para ser concluída até o final de 2025.
- DUIMP (Declaração Única de Importação): O novo modelo, implementado através do Portal Único Siscomex. Sua obrigatoriedade se inicia em outubro de 2024 para processos específicos (RECOF, REPETRO e Admissão Temporária) e, ao longo de 2025, a adesão de todos os órgãos anuentes ao Catálogo de Produtos consolidará sua implementação definitiva.
Conforme o cronograma: Clique aqui e veja o Cronograma de Implementação
É crucial verificar o status da sua operação para utilizar o documento correto.
2. Reúna os Documentos e Dados Necessários
Tenha em mãos as seguintes informações:
- XML da DI ou JSON da DUIMP: O arquivo digital com todos os dados da declaração.
- Extrato em PDF da DI ou da DUIMP: Para conferência visual das informações.
- Dados do Fornecedor Estrangeiro: Nome, endereço completo e país.
- Dados do Local de Embarque e Desembaraço Aduaneiro.
- Memória de Cálculo dos Impostos: Fornecida pelo despachante aduaneiro.
- Despesas Aduaneiras: Comprovantes de pagamento de taxas como AFRMM e, em alguns estados, os comprovantes de pagamento de armazenagem que entram na base de cálculo do ICMS.
- Dados da Transportadora (se aplicável).
3. O Desafio: Cálculo Correto dos Impostos
Esta é a etapa mais crítica e onde a maioria dos erros acontece. A tributação na importação é complexa e envolve o cálculo em cascata. Vamos detalhar:
Base de Cálculo de Cada Imposto:
- Imposto de Importação (II): A base é o Valor Aduaneiro (Valor da mercadoria + Frete internacional + Seguro internacional + Acréscimos (se houver)).
- Fórmula: Valor Aduaneiro * Alíquota do II = Valor do II
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): A base é o Valor Aduaneiro acrescido do valor do II.
- Fórmula: (Valor Aduaneiro + Valor do II) * Alíquota do IPI = Valor do IPI
- PIS e COFINS-Importação: A base de cálculo é o Valor Aduaneiro.
- Fórmula PIS: Valor Aduaneiro * Alíquota do PIS = Valor do PIS
- Fórmula COFINS: Valor Aduaneiro * Alíquota da COFINS = Valor da COFINS
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Este é o cálculo mais complexo, conhecido como “cálculo por dentro”, pois o próprio imposto compõe sua base de cálculo.
- Base de Cálculo do ICMS: Valor Aduaneiro + II + IPI + PIS + COFINS + Taxa Siscomex + Despesas Aduaneiras.
- Fórmula do ICMS: (Base de Cálculo do ICMS) / (1 – Alíquota do ICMS no seu estado) * Alíquota do ICMS = Valor do ICMS
Exemplo Prático Simplificado: Imagine uma importação com Valor Aduaneiro de R$ 10.000, alíquota de II de 10%, IPI de 5%, PIS de 2,10%, COFINS de 9,65%, ICMS de 18% e Despesas acessórias de R$ 3.000.
- II: R$ 10.000 * 10% = R$ 1.000
- IPI: (R$ 10.000 + R$ 1.000) * 5% = R$ 550
- PIS: R$ 10.000 * 2,10% = R$ 210
- COFINS: R$ 10.000 * 9,65% = R$ 965
- Despesas acessórias: (Taxa SISCOMEX + AFRMM) = R$ 3.000
- Base ICMS (simplificada): R$ 10.000 (VA) + R$ 1.000 (II) + R$ 550 (IPI) + R$ 210 (PIS) + R$ 965 (COFINS) + R$ 3.000 (Despesas acessórias) = R$ 15.725
- ICMS: (R$ 15.725 / (1 – 0,18)) * 18% = (R$ 19.176,82) * 18% = R$ 3.451,82
O valor total dos impostos federais (II, IPI, PIS, COFINS) e das despesas deve ser informado em campos próprios. A soma do valor dos produtos na NF-e deve ser igual à soma do valor aduaneiro de todos os produtos, enquanto o valor do ICMS tem seu próprio campo para ser destacado. Seguindo instruções da Portaria CAT 06/2020: https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/Portaria-CAT-6-de-2020.aspx
Rateios na Nota Fiscal de Importação: Como Funcionam?
Ao emitir uma nota fiscal de importação, é importante distribuir corretamente alguns custos entre os itens da carga — como a Taxa Siscomex e o valor do frete.
Rateio da Taxa Siscomex:
- É feito proporcionalmente ao valor da mercadoria (VMLE) de cada item.
Rateio do Frete:
- Ocorre com base no peso de cada item em relação ao total da carga.
4. Preenchimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Com os cálculos em mãos, preencha a NF-e no seu sistema emissor:
- Finalidade: 1 – NF-e normal
- Tipo de Operação: 0 – Entrada
- Natureza da Operação: Importação
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações):
- 3.101: Compra para industrialização.
- 3.102: Compra para comercialização.
- 3.551: Compra de bem para o ativo imobilizado.
- 3.556: Compra de material para uso ou consumo.
- Dados do Emitente: Devem ser os dados da sua empresa (a importadora).
- Dados do Remetente (Fornecedor Estrangeiro): No campo de remetente, informe os dados do fornecedor no exterior (sem CNPJ, preenchendo apenas nome e país).
- Informações Adicionais: Este campo é obrigatório. Informe o número da DI/DUIMP, data e local do desembaraço, e o número do conhecimento de embarque.
- Tributação Item a Item: Destaque o valor de cada imposto (II, IPI, PIS, COFINS) em seus respectivos campos. Utilize os códigos CST/CSOSN e NCM corretos para cada produto.
5. Erros Comuns e Como Evitá-los
A SEFAZ pode rejeitar sua NF-e por diversos motivos. Fique atento aos erros mais comuns na importação:
- Rejeição 525: “CFOP de Importação e não informado dados de DI”. Ocorre quando um CFOP do grupo 3.XXX é usado, mas as informações da DI/DUIMP não são preenchidas no campo “dados da DI e adições”.
- Rejeição 338: “Número da DI/DUIMP inválido”. Verifique se o número foi digitado corretamente, sem espaços ou caracteres especiais.
- Cálculo Incorreto do ICMS: Não utilizar a base de cálculo “por dentro” é um dos erros mais frequentes e que leva a autuações fiscais.
6. Valide, Assine e Transmita
- Valide: Use a função de validação do seu sistema para verificar a estrutura do arquivo XML.
- Assine: Utilize o certificado digital (e-CNPJ) da empresa importadora.
- Transmita: Envie o arquivo para a SEFAZ do seu estado.
- Imprima o DANFE: Após a autorização de uso, imprima o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica para acompanhar o transporte da mercadoria.
7. Armazenamento Correto dos Documentos
A legislação exige a guarda de todos os documentos relacionados à importação por, no mínimo, 5 anos. Guarde em local seguro:
- NF-e (XML e DANFE)
- Extrato da DI/DUIMP e Comprovante de Importação
- Comprovantes de pagamento de tributos e despesas
- Documentos logísticos e financeiros
A falta desses arquivos em uma fiscalização pode resultar em multas severas.
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Glossário Rápido
- AFRMM: Adicional ao Frete para a Renovação da Marinha Mercante. Taxa que incide sobre o frete marítimo.
- CFOP: Código Fiscal de Operações e Prestações. Código de 4 dígitos que identifica a natureza de uma operação.
- CST: Código de Situação Tributária. Define a tributação do ICMS de um produto.
- NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul. Código de 8 dígitos que identifica a natureza das mercadorias.